Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

ADR Intesa S.r.l. informa gli interessati in merito all’utilizzo dei propri dati personali, ossia: dati anagrafici, di contatto, di pagamento, di domicilio, residenza, relativi al possesso di beni immobili e mobili nonché di ogni altra informazione personale necessaria all’erogazione del servizio di mediazione civile e commerciale, mediazione familiare e procedimenti ADR in generale e servizi di formazione. I dati personali e sensibili possono essere oggetto di trattamento solo con il consenso scritto dell’interessato e per le finalità specifica per la quale sono raccolti.

Titolare del trattamento: Titolare del trattamento è ADR Intesa S.r.l., di seguito denominata ADR Intesa, con sede legale in Roma, via Fregene n. 9, mail: info@adrintesa.it; PEC: adrintesa@pec.it; tel: 0687463699.

Responsabile del Trattamento: ADR Intesa individua come Responsabile del Trattamento, il Dott. Salvatore Zambrino

1) Finalità del trattamento:

I dati verranno trattati per le seguenti finalità:

• organizzazione, conduzione e gestione di procedimenti di mediazione civile, mediazione familiare, ADR per i consumatori e procedimenti ADR in generale e servizi di formazione;
• adempiere ai conseguenti e correlati obblighi di legge, amministrativi, contabili o fiscali;
• adempiere a richieste delle Autorità di controllo, dell’Autorità giudiziaria, del Ministero della Giustizia o delle Autorità garanti nei settori specifici di attività nell’esercizio delle loro potestà previste dalle normative vigenti;
• eventuali attività peritali di soggetti terzi legate alla specifica tipologia di controversia trattata;
• per ogni finalità che si renda necessaria per effettuare i procedimenti di mediazione civile, mediazione familiare, ADR per i consumatori e procedimenti ADR in generale e servizi di formazione;
• creazione di archivio unico presso la sede legale di ADR Intesa, per poter rilasciare all’interessato certificazioni, duplicati, copie o estratti della documentazione fornita, anche dopo la conclusione dei servizi richiesti.

Nello specifico, i dati personali non particolari sono trattati:

A) anche senza il consenso espresso dell’interessato (ai sensi dell’art. 6 lett. b) ed e) del GDPR) per le seguenti finalità:

• consentire la registrazione di ADR Intesa ai Siti Web;
• gestire e mantenere gli stessi Siti Web;
• adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti da rapporti in essere fra ADR Intesa e l’interessato;
• rispondere a richieste d’informazioni o consulenza rivolte dall’interessato ad ADR Intesa;
• creare l’archivio unico presso la sede legale di ADR Intesa, per poter rilasciare all’interessato certificazioni, duplicati, copie o estratti della documentazione fornita, anche dopo la conclusione dei servizi richiesti;
• inviare al Ministero della Giustizia e alle Autorità competenti i dati da queste richiesti, in forza di Leggi, Decreti o Regolamenti, a fini statistici, di monitoraggio o sanzionatori;
• prevenire o scoprire attività illecite o fraudolente;
• esercitare i diritti di ADR Intesa, quali per esempio il diritto di difesa in giudizio.

B) previo specifico e distinto consenso dell’interessato (ai sensi dell’art. 7 del GDPR) per le seguenti finalità:

• profilazione, finalizzata a consentire l’elaborazione e il compimento di studi e ricerche statistiche;
• informare l’interessato su attività formative, iniziative e convegni rivolti professionisti e imprese aventi come argomento la mediazione, l’arbitrato amministrato, l’ADR per i consumatori e la formazione continua, anche tramite newsletter periodiche.

I dati particolari possono invece essere trattati:

C) previo specifico e distinto consenso dell’interessato o in caso di necessità per assolvere gli obblighi della Titolare (ai sensi dell’art. 9 del GDPR), per le seguenti finalità:

• organizzazione, conduzione e gestione di procedimenti di mediazione civile, mediazione familiare, arbitrato amministrato, ADR per i consumatori e procedimenti ADR in generale;
• creazione di archivio unico presso la sede legale di ADR Intesa, per poter rilasciare all’interessato certificazioni, duplicati, copie o estratti della documentazione fornita, anche dopo la conclusione dei servizi richiesti;
• adempiere a richieste delle Autorità di controllo, dell’Autorità giudiziaria, del Ministero della Giustizia o delle Autorità garanti nei settori specifici di attività della Titolare, nell’esercizio delle loro potestà previste dalle normative vigenti;
• esercitare diritti di ADR Intesa, quali per esempio il diritto di difesa in giudizio.

2) Modalità del trattamento:

I dati raccolti saranno trattati secondo i principi del GDPR e gestiti secondo quanto previsto dalla normativa vigente, dai regolamenti, dai codici di condotta. Il trattamento dei dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza, minimizzazione, pertinenza, responsabilizzazione e potrà essere effettuato utilizzando supporti cartacei e/o informatici comunque idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza e comunque mediante l’utilizzo di procedure che evitino il rischio di smarrimento, sottrazione, accesso non autorizzato, uso illecito, modifiche indesiderate e diffusione; nel rispetto delle norme vigenti e del segreto professionale.

Ai fini dell’erogazione della prestazione concordata il conferimento dei dati è obbligatorio, poiché in mancanza non sarà possibile svolgere l’attività professionale richiesta e gli obblighi di legge da essa derivanti.

I dati personali verranno conservati solo per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e per qualsiasi altra legittima finalità a essi collegata. Esaurite le finalità per i quali sono stati raccolti, i dati personali verranno anonimizzati irreversibilmente e/o cancellati, distrutti in modo sicuro.

I dati personali e tutte le informazioni in merito ai procedimenti di mediazione saranno conservati per un tempo massimo di 3 anni dalla cessazione del servizio. I dati necessari ai fini fiscali e amministrativi saranno conservati per un tempo massimo di 10 anni.

3) Base Giuridica del Trattamento:

La base giuridica del trattamento deriva:

• dall’incarico conferito dalla parte che richiede la mediazione o vi aderisce, perseguendo l’interesse legittimo della soluzione stragiudiziale di una controversia relativa a diritti disponibili;
• dall’adempimento di obblighi di legge;
• da consenso espresso, per i dati non indispensabili (ad es: mail per ricevere informativa di iniziative finalizzate alla promozione della cultura della mediazione e dell’ADR).

4) Accesso ai dati:

I dati saranno trattati da ADR Intesa e dal Responsabile del trattamento e potranno essere accessibili, per le finalità di cui al punto 1), a dipendenti e collaboratori di ADR Intesa, responsabili di sede, mediatori, conciliatori, formatori/docenti incaricati da ADR Intesa per lo svolgimento delle procedure di mediazione, attraverso l’adozione di misure tecnico-organizzative idonee a soddisfare il rispetto della normativa della privacy.

I dati personali non saranno oggetto di comunicazione e/o diffusione a soggetti terzi, fatta eccezione per:

• Pubbliche Amministrazioni per lo svolgimento delle funzioni istituzionali nei limiti stabiliti dalla legge o dai regolamenti;
• Società/studi professionali che prestano attività di assistenza, consulenza o collaborazione in materia contabile, amministrativa, fiscale, legale, tributaria e finanziaria;
• Terzi fornitori di servizi, in particolar modo di supporto informatico e di telecomunicazione (Google, Dropbox, Skype) per la mera gestione tecnica dei dati nelle comunicazioni o trattamenti di dati legati ai servizi;
• Di seguito a ispezioni o verifiche, organismi di vigilanza, autorità giudiziarie nonché a tutti gli altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge;
• Trasferimento dei dati all’estero: i dati non saranno trasmessi all’estero salvo il caso in cui si tratti di compiere una mediazione transfrontaliera. In tale ultimo caso, i dati comunicati saranno esclusivamente quelli strettamente necessari allo svolgimento della procedura. In ogni caso, tutti i destinatari dei dati sono comunque vincolati al rispetto della riservatezza di cui al GDPR e alla normativa vigente in materia di mediazione.

5) Consenso al trattamento:

Chi usufruisce dei servizi di mediazione, conciliazione e formazione dichiara di accettare che ADR Intesa usi i dati per erogare i servizi richiesti e per spedire comunicazioni finalizzate allo svolgimento degli incarichi. Chi chiede di ricevere le credenziali di accesso alle aree riservate del sito dichiara di accettare che ADR Intesa invii e-mail informative e newsletter.

I soggetti interlocutori di ADR Intesa (le parti nei procedimenti negoziali, i discenti nella formazione, chi chiede di ricevere informazioni) dichiarano di avere ricevuto completa informativa ai sensi dell’art. 13 del regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati personali (GDPR) e di avere preso atto dei diritti connessi a tali normative (diritti di accesso ai dati personali, di cancellazione dei dati, di modifica dei dati, ecc.) ed esprime il proprio consenso al trattamento ed alla comunicazione dei propri dati qualificati come personali e sensibili, per le finalità e per la durata precisati nell’informativa, senza porre alcun limite.

6) Diritti dell’interessato

Tra i diritti riconosciuti all’interessato dal GDPR rientrano quelli di:

• chiedere l’accesso ai dati personali ed alle informazioni relative agli stessi;
• chiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
• chiedere la cancellazione dei dati personali al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 (tra i quali: dati non necessari o per i quali non vi siano legittime ragioni di conservazione; trattamento illecito; obbligo di cancellazione derivante da norma nazionale o europea) e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo (ed essenzialmente per l’adempimento di un obbligo legale);
• la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell’art. 18, paragrafo 1 del GDPR, tra le quali: contestazione dell’esattezza e dei dati e periodo di verifica, necessità dell’interessato per esercitare, accertare o difendere un diritto in sede giudiziaria; vi è stata opposizione al trattamento ed è in corso la relativa verifica);
• richiedere ed ottenere – nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati – i dati personali in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di comunicare tali dati ad un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati personali);
• opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati personali al ricorrere di situazioni particolari che La riguardano;
• revocare il consenso in qualsiasi momento, limitatamente alle ipotesi in cui il trattamento sia basato sul solo consenso per una o più specifiche finalità e riguardi dati personali comuni (ad esempio data e luogo di nascita o luogo di residenza), oppure particolari categorie di dati, fermo restando che il trattamento basato sul consenso ed effettuato antecedentemente alla revoca dello stesso conserva, comunque, la sua liceità;
• proporre reclamo a un’autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali – www.garanteprivacy.it). Piazza di Montecitorio 121, 00186 Roma; fax (+39) 06.696773785 – telefono: (+39) 06.696771 – PEC: protocollo@pec.gpdp.it

L’esercizio di tutti i diritti predetti potrà essere esercitato in ogni momento scrivendo al Titolare del Trattamento dei dati: mail privacy@adrintesa.it – PEC adrintesa@pec.it.